7 erros comuns na emissão de Nota Fiscal. Quais são? Como evitá-los?

A emissão da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), eventualmente, traz desafios, pois requer conhecimento da legislação contábil, fiscal e tributária, assim como atenção aos detalhes no preenchimento do documento. Pensando nisso, para te ajudar nessa tarefa, listamos aqui os 7 principais erros que ocorrem na emissão de uma nota fiscal, suas consequências e como eles podem ser evitados. Confira! 1 – Colocar estado de destino igual ao estado de origem em uma Operação Interestadual Conhecido como rejeição 772, esse erro ocorre quando é emitida uma nota fiscal com a informação de Operação Interestadual, porém a UF do destinatário é igual a UF do emitente. É sempre importante confirmar a “Cidade – Estado” informada no cadastro do cliente vinculado à sua NF-e, se for necessário, faça a alteração. Agora, se a “Cidade – Estado” do cliente estiver correta (operação dentro do mesmo estado da empresa emitente), confirme o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) informado nos produtos da sua NF-e. 2 – Errar o CFOP Composto por 4 dígitos, este campo serve para identificar o tipo de operação, se é de entrada ou de saída, e tem vinculação direta com a natureza da operação. Sua finalidade é definir qual a operação ou prestação será efetivamente realizada. O CFOP traz informações complementares à natureza da operação, com vinculação de um código específico. Existe um código exato e correto de CFOP para cada operação. Para encontrá-lo e evitar erros na nota fiscal, você pode acessar o IOB Online ou contratar um serviço de consultoria em legislação, como a IOB Consultoria. 3 – Errar o CST (Código de Situação Tributária da mercadoria) O CST é uma sequência numérica que determina a tributação aplicada a cada produto. A numeração informa a origem da mercadoria, se é nacional ou importada, e as regras de recolhimento de ICMS aplicada. O código CST está diretamente relacionado e deve ser coerente com o CFOP. O preenchimento correto do CST é fundamental, pois indica o tratamento tributário dispensado à operação, por exemplo, isenção, não incidência ou simplesmente tributado. Utilizar o CST errado pode implicar na falta de recolhimento do ICMS, ocasionando cobrança de multa, juros e a necessidade de emitir documento fiscal complementar. 4 – Errar na Composição de Cálculo do ICMS O valor do ICMS sobre a nota fiscal de um produto deve levar em conta também custos com o frete, seguro e despesas acessórias, entre outros, em sua base de cálculo, não apenas o custo segregado do produto. Lembre-se: a tributação é aplicada a toda a operação envolvida na compra do cliente e entrega do produto. Caso contrário, você está cometendo crime de sonegação fiscal. 5 – Errar no preenchimento dos Campos que estão fora do Danfe Importante destacar: para a emissão correta de uma nota fiscal não basta acertar no preenchimento de todos os campos do Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). É preciso ter total acuidade também no preenchimento do arquivo XML, que é a base da nota fiscal eletrônica. O arquivo XML possui, por exemplo, um campo exclusivo que informa se a mercadoria é entregue ao cliente no ponto de venda ou em algum outro endereço. Possui também um campo para quando a nota emitida faz referência a uma nota anterior. Isso ocorre, por exemplo, com uma nota de devolução de mercadoria, que deve fazer referência em campo específico à nota de compra do produto. Erros no preenchimento do XML podem levar à rejeição da nota. 6 – Esbarrar na rejeição, quando o cliente tem problemas de cadastro Outro erro frequente, e pouco divulgado, é quando ocorre a rejeição da nota porque o cliente pessoa jurídica tem algum problema cadastral que bloqueia sua inscrição estadual (irregularidade fiscal do destinatário). Esse é um erro que não ocorre na emissão da nota em si, mas quando o departamento comercial ou o próprio empreendedor fecha negócio com outra empresa e não checa a situação cadastral do cliente. Para se evitar que uma nota seja rejeitada, nunca esqueça de checar o CCC (Cadastro Centralizado de Contribuinte) de seu cliente PJ, clicando aqui. Atenção: não vale consultar o cadastro do Sintegra, pois o sistema da NF-e reconhece apenas o CCC na pesquisa cadastral. Entre em contato com seu cliente, informe o problema e peça que ele regularize a situação junto à Sefaz de seu Estado para dar prosseguimento ao negócio. 7 – Não possuir um emissor digital de notas fiscais Por fim, muitos empreendedores também cometem erros quando não possuem um sistema emissor de nota fiscal e dependem de sistemas gratuitos, que sofrem constantes instabilidades, são lentos e limitados. Fonte: IOB Notícias Foto: Freepik

Modelo de nota fiscal: principais tipos, diferenças e como emitir

Para quem a emissão de nota fiscal não faz parte do dia a dia todos os tipos de dúvidas podem surgir. E é bom que se diga que é muito importante sanar qualquer questão para não cometer erros. E um passo fundamental antes da emissão é saber qual o modelo de nota fiscal se adequa à sua necessidade. Então, confira agora os principais tipos de nota fiscal, as diferenças entre eles e veja como emitir cada modelo de nota fiscal. O que é nota fiscal? A nota fiscal é o documento que registra oficialmente uma venda de produto ou prestação de serviço. É através dela que o governo consegue verificar o montante do tributo devido em cada transação comercial e, por conta disso, realizar alguma atividade comercial sem nota fiscal pode ser enquadrado como crime de sonegação fiscal. A nota fiscal eletrônica, basicamente, é a versão digitalizada da nota fiscal, sendo emitida e armazenada eletronicamente. Quais são as informações presentes na nota fiscal? Contém informações sobre quem está emitindo a nota, como razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual. Inclui informações do comprador ou contratante, como nome, CNPJ ou CPF, e endereço. Apresenta a lista dos produtos vendidos ou serviços prestados, com detalhes como quantidade, valor unitário e total. Especifica os tributos incidentes sobre a transação, como ICMS, ISS e IPI, detalhando as alíquotas e valores. Informa a data de emissão e o número sequencial que identifica a nota dentro da série. Um identificador exclusivo que garante a autenticidade do documento. Indica o tipo de operação realizada, como venda, devolução ou remessa. Específica como o pagamento foi realizado, se à vista, parcelado ou por meio de outros métodos. Como funciona a numeração e a série da nota fiscal? Como regra, os documentos fiscais devem ser emitidos com numeração sequencial e comportam a utilização de séries, observando o disciplinado nas normas estaduais e municipais, conforme o caso. Cada nota fiscal recebe um número único dentro de sua série, o que evita duplicidade e garante controle fiscal. Quais os principais tipos de nota fiscal? Os tipos de nota fiscal variam de acordo com a transação comercial e o tributo incidente. Confira as principais: A NF-e, também chamada de nota fiscal de produto, é o documento fiscal usado para formalizar a venda de alguma mercadoria, seja no ambiente físico ou no digital. Se a sua empresa é um comércio, fábrica ou indústria que vende produtos físicos, este é o seu tipo de nota! A NFS-e é o documento digital que serve para oficializar a prestação de serviços em seu munícipio. Cada prefeitura tem suas próprias regras, portanto, é importante averiguar como será a cobrança. A importância de emitir corretamente uma nota fiscal de serviço não é menor pelo fato de você ser MEI. A NFC-e é o documento utilizado para oficializar operações comerciais entre empresas e consumidores. A NFA-e é o documento fiscal indicado para quem não é obrigado a emitir nota fiscal, como alguns casos do MEI, e para quem não emite nota fiscal com tanta frequência. Bom, o CT-e não é uma nota fiscal, mas é válido citar este importante documento fiscal eletrônico. Ele é usado quando ocorre serviço de transporte de carga, em suas várias modalidades, rodoviário, ferroviário, aquaviário e até mesmo dutoviário. Para que serve cada modelo de nota fiscal? Antes de emitir a nota fiscal, é importante saber qual modelo se encaixa melhor com cada tipo de situação. Confira: Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) Serve para registrar serviços prestados e garantir que os impostos sobre serviços sejam devidamente recolhidos. Nota fiscal eletrônica (NF-e) Utilizada para comprovar a venda de produtos, é essencial para a circulação legal de mercadorias e para o controle fiscal. Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e) Facilita as transações de venda ao consumidor final, eliminando a necessidade de papel e integrando-se a sistemas de venda. Nota fiscal avulsa (NFA) De um modo geral, quando aceita, podemos dizer que a Nota Fiscal Avulsa é como uma alternativa para formalizar operações comerciais e prestações de serviços de forma legal, garantindo que os tributos devidos sejam recolhidos corretamente. Além disso, sua emissão pode contribuir para a transparência fiscal. Como emitir cada modelo de nota fiscal? Para emitir cada modelo de nota fiscal, o contribuinte deve utilizar um software que segue as regras previstas na legislação do ICMS, IPI e ISS. No IOB Emissor, por exemplo, você pode ter emissão ilimitada de NF-e, NFC-e, NFS-e, NFP-e, MDF-e ou CT-e Globalizado. Além disso, você conta com backup automático, ilimitado e gratuito; portal de treinamentos, tutoriais e FAQs; e suporte técnico digital. Como emitir nota fiscal avulsa eletrônica? Assim como no caso dos requisitos para a emissão da NFA-e, o modo de emitir este documento fiscal também varia de estado para estado. Portanto, o melhor a fazer é consultar como é feita a emissão em seu estado. Como emitir uma nota fiscal passo a passo? Antes do passo a passo, vale lembrar que o IOB Emissor tem um manual de como emitir a nota fiscal pela primeira vez. Dito isso, veja como emitir sua nota: Escolha o modelo: determine qual nota fiscal você precisa emitir (NFS-e, NF-e, NFC-e ou Nota Avulsa). Acesse o sistema: faça login ou se cadastre no software de emissão. Preencha os dados: insira as informações do emitente, destinatário, descrição dos produtos/serviços, impostos, e demais campos. Revise as informações: confira se todos os dados estão corretos e completos. Emita a nota: clique em “Emitir” ou “Gerar” e, se necessário, imprima ou salve o documento eletrônico. Envio ao destinatário: Envie a nota fiscal ao cliente, que pode receber um arquivo digital ou uma impressão. Fonte: IOB Foto: Freepik